Cuando se es emprendedor, es común terminar el día con la sensación de que “se hizo mucho, pero se avanzó poco”. ¿Sientes que el día no te alcanza para todo lo que quieres lograr en tu negocio? En ASEM, entendemos estos retos de administración del tiempo, porque los vivimos contigo.
Sabemos que el tiempo es uno de los recursos más valiosos, pero al mismo tiempo más escasos. Por eso, creamos esta guía práctica con estrategias, herramientas y consejos para que administres tu tiempo de forma efectiva y logres tus objetivos.
Desde priorizar y planificar, hasta delegar y cuidar tu bienestar, descubrirás cómo tener tu agenda bajo control, ganar tiempo para enfocarte en lo que importante y evitar que el tiempo se te vaya en actividades poco relevantes.
La idea es que encuentres herramientas que te ayuden a disfrutar el camino emprendedor sin descuidar tu equilibrio.
¿Por qué la administración del tiempo es indispensable en el emprendimiento?
En el día a día del emprendedor, la gestión del tiempo tiene un impacto directo en el desarrollo y crecimiento del negocio, sobre todo en México, donde es común combinar un negocio con otras responsabilidades.
De hecho, en la Radiografía del Emprendimiento en México, realizada por ASEM, se encontró que el 16% de los Emprendedores Encuestados, que tuvieron que cerrar una empresa, señalan como motivo del fracaso la falta de disponibilidad de tiempo.
Un día mal administrado puede llevar a perder ventas, retrasos en proyectos o decisiones tomadas con prisa. Por el contrario, un día bien planificado permite avanzar, reducir el estrés y responder con claridad a los retos.
Por eso es tan importante tener la habilidad de decidir en qué enfocarte y cuándo hacerlo. Es decir, seleccionar aquellas tareas que generan mayor valor, con el fin de mantener la energía necesaria para seguir construyendo tu proyecto a largo plazo.
A continuación, vamos a revisar las estrategias para lograrlo:
1. Analiza cómo usas tu tiempo actualmente
El primer paso para mejorar tu administración del tiempo es saber en qué lo estás invirtiendo realmente. Para eso, puedes llevar un registro detallado de tus actividades.
La percepción suele engañarnos y hacernos pensar que trabajamos todo el día en cosas importantes, pero, cuando nos detenemos a observar, es común descubrir que gran parte se va en tareas rutinarias o interrupciones.
Registro de actividades
Te recomendamos dedicar al menos una semana a llevar un registro detallado de tus actividades. Puedes usar una hoja de cálculo, una libreta, un pizarrón o aplicaciones como Toggl Track o Clockify.
En ellas, podrás anotar cada tarea, el tiempo que te tomó y su nivel de importancia para tu negocio (alta importancia, media importancia o irrelevante). Esto te dará un mapa claro de cómo distribuyes tus horas.
Autodiagnóstico
Una vez con el registro en mano, evalúa indicadores como:
- Tiempo ocupado en tareas estratégicas
- Tiempo en asuntos urgentes, pero poco importantes
- Actividades que se pueden delegar
- Actividades que puedes eliminar de tu lista
- Tiempo destinado a hacer pausas activas.
Este ejercicio es la base para tomar decisiones conscientes y poder aplicar las estrategias de administración del tiempo para emprendedores, como las siguientes:
2. Establece prioridades
Te servirá para conocer qué tareas debes atender primero y para que puedas avanzar sin que te sientas atrapado/a en lo urgente.
Puedes apoyarte en herramientas, como la matriz Eisenhower, la regla 80/20, el método MIT y la técnica ABCDE. Aquí te compartimos cómo funciona cada una:
La matriz Eisenhower clasifica tus actividades en cuatro cuadrantes:
- Urgente e importante (requieren tu atención inmediata, como atender a un cliente o resolver un problema operativo grave).
- Importante, pero no urgente (planificación, desarrollo de productos, capacitación; son tareas que impulsan el crecimiento, pero suelen postergarse, por lo que debes programar).
- Urgente, pero no importante (interrupciones, llamadas que no requieren tu atención directa y que puedes delegar).
- Ni urgente ni importante (actividades que puedes eliminar sin afectar el negocio).
En cuanto a la regla 80/20 te invita a identificar el 20% de tus acciones que generan el 80% de los resultados.
Por ejemplo, si notas que dos de tus productos generan la mayor parte de tus ingresos, enfoca tu tiempo en su venta y promoción, en lugar de repartir esfuerzos de forma uniforme.
Otra estrategia útil es el método MIT (Most Important Task), que consiste en definir, antes de iniciar tu jornada, de una a tres tareas críticas que sí o sí deben completarse ese día, con el fin de avanzar en lo esencial y evitar que te disperses, incluso si surgen imprevistos.
Puedes también implementar bloqueos de tiempo, que consiste en programar un horario específico en tu calendario para aquellas tareas importantes y de alta prioridad. Estos deben ser tratados como citas inamovibles.
También puedes aplicar la técnica ABCDE, que asigna una letra a cada tarea según su importancia y consecuencias:
- A (muy importante)
- B (importante)
- C (agradable de hacer)
- D (delegar)
- E (eliminar)
Esto te ayuda a visualizar qué actividad merece tu enfoque y qué es aquello que puede esperar o desaparecer de tu lista, incluso cómo puedes lograr un equilibrio entre lo muy importante, lo importante y lo agradable de hacer.
Puedes elegir alguno de estos métodos o combinar varios de ellos para lograr un filtro claro, que te sirva para decidir qué hacer, qué delegar y qué eliminar.
3. Delega con inteligencia y automatiza
Una clave de la productividad emprendedora es que no puedes (ni debes) encargarte personalmente de todo, ya que tu tiempo debe enfocarse en las actividades que generan mayor valor para el negocio.
Por eso, es necesario identificar aquellas tareas que no requieren tu atención directa, como la contabilidad, la gestión de redes sociales, la atención a proveedores o ciertas labores administrativas.
Capacita y empodera a tu equipo
Sin embargo, el hecho de delegar tareas no debe ser simplemente “asignar trabajo”, sino empoderar a tu equipo o colaboradores para que conozcan los objetivos de sus actividades, asuman la responsabilidad y tomen decisiones dentro de su ámbito.
Esto implica darles la información, herramientas y autoridad necesarias para cumplir con lo esperado, así como mantener una comunicación clara para alinear expectativas y posibilidades.
Delegar de forma estratégica, es una inversión en eficiencia que rinde frutos a corto y largo plazo. Te permite ganar tiempo para concentrarte en el crecimiento del negocio, mejoras la productividad general y desarrollas un equipo más autónomo y comprometido.
Automatiza tareas repetitivas
Identifica procesos repetitivos, como envíos de correos, facturación, generación de reportes o publicación en redes sociales, que se puedan automatizar mediante el uso de herramientas digitales.
Automatizar dichas actividades te servirá para acelerar los procesos, te liberará de actividades rutinarias que consumen tiempo, pero también te ayudará a evitar errores.
Gracias a que los sistemas automatizados garantizan que los procesos continúen sin supervisión constante, el flujo de trabajo es más eficiente y escalable, por lo que también es una estrategia de productividad.
3. Planifica rutinas diarias y semanales
La planificación para emprendedores debe ser un sistema realista que conecte sus prioridades con sus metas, pero que al mismo tiempo sea efectivo para anticipar tareas, reducir imprevistos y trabajar con mayor enfoque.
Rutina semanal
Puedes empezar por crear una rutina semanal donde destines bloques de tiempo a tareas importantes como reuniones de seguimiento a clientes, desarrollo de productos y estrategias, así como análisis de resultados.
Esto te ayuda a evitar que las actividades importantes se pierdan entre urgencias.
Rutina diaria
Para cada día, define un momento fijo, de preferencia por la mañana, para revisar y ajustar tu agenda. Destina espacios para descansos cortos que sirvan para mantener la energía y establece límites claros para evitar extender tu jornada sin necesidad.
🧠Recuerda: una buena planificación no debe ser rígida, más bien debe darte una estructura que te encamine hacia una mayor productividad.
5. Apóyate en herramientas digitales para la administración del tiempo
Actualmente, existen diversas herramientas de administración del tiempo y de gestión de proyectos diseñadas para ayudarte a administrar tus tareas, pero sin perder de vista tus objetivos.
Puedes encontrar opciones accesibles, fáciles de usar y adaptables a cualquier tipo de negocio.
Para la gestión de proyectos, Trello y Asana son dos de las más populares:
- Trello organiza tareas en tableros visuales que facilitan el seguimiento del avance.
- Asana sirve para asignar responsabilidades, establecer fechas límite y dar seguimiento al progreso de forma colaborativa.
En cuanto a la organización personal:
- Google Calendar es ideal para planificar tu agenda y recibir recordatorios automáticos, que te sirvan para evitar olvidos y retrasos.
- Notion combina notas, bases de datos y tableros de tareas en una sola plataforma. Es una herramienta flexible para centralizar tu información y planes.
Te invitamos a investigar estas y otras plataformas para identificar la que mejor se adecúa a tus necesidades de organización.
6. Gestiona las distracciones e implementa estrategias de enfoque profundo para la administración del tiempo
Mantener la concentración es uno de los mayores retos para los emprendedores, ya que es común que sean interrumpidos constantemente por llamadas, mensajes, correos o reuniones improvisadas.
Son precisamente esas actividades las que generan la sensación de estar siempre con ocupaciones, pero sin avanzar en lo importante y con una baja productividad.
Para esto, se aconseja implementar técnicas de productividad como:
- El método Pomodoro, que consiste en trabajar en bloques de 25 a 50 minutos enfocados en una sola tarea, seguidos de breves descansos. Esto ayuda a entrenar tu mente para mantener la atención y evitar la dispersión.
- Bloquear interruptores: Silenciar notificaciones o designar horarios específicos para responder mensajes. Eso refuerza tu capacidad de concentración.
- Identificar horarios de mayor energía: para realizar en ellos las tareas que requieren mayor creatividad o análisis. Así, aprovechas al máximo tu capacidad cognitiva.
Te sugerimos complementar con el artículo: Cómo dejar de procrastinar
7. Procura tu autocuidado y equilibrio: es importante para la productividad
El autocuidado es decisivo para mantener el rendimiento a lo largo del tiempo y evitar el agotamiento.
Para eso, es necesario incorporar hábitos saludables como las pausas activas y rutinas de ejercicio, tiempos libres de pantallas y actividades al aire libre, llevar una alimentación saludable y tener descanso adecuado.
También es importante establecer límites claros entre tu vida personal y laboral, para evitar que las tareas del negocio ocupen todo tu tiempo.
Para lograrlo, también puedes apoyarte en apps especializadas o agendar esas prácticas saludables y pausas necesarias, como actividades irremplazables, con el fin de que no queden relegadas entre otras actividades del día a día.
Un emprendedor que cuida su bienestar puede tomar decisiones más acertadas, mantener la motivación y liderar su negocio con mayor claridad.
Tómate el tiempo para explorar diversos recursos
Para profundizar en la administración del tiempo y la gestión, puedes explorar herramientas y recursos que faciliten la organización de tu negocio. Hay plataformas digitales que ofrecen tutoriales y guías para maximizar su uso.
También puedes explorar cursos en línea sobre productividad y planificación para emprendedores; recuerda registrar tu progreso y evaluar tus resultados, para ajustar tu metodología si es necesario, según las necesidades de tu negocio.
Además, te invitamos a revisar otros artículos en nuestro blog, donde compartimos otros recursos para emprendedores, estrategias para impulsar tu negocio y otras herramientas útiles para escalar tu proyecto.
Prueba distintas herramientas y encuentra las estrategias que mejor funcionen para ti y tu negocio. Empieza hoy mismo a optimizar tu agenda. Eso se verá reflejado en la salud y prosperidad de tu negocio.
