Pasos clave de una auditoría financiera que no puedes ignorar

Por: Equipo de contenido de Siigo Aspel

Como emprendedor, es necesario conocer los pasos de una auditoría financiera para estar mejor preparado, tener un mayor control y capacidad de negociación durante el proceso. Si no sabes qué es una auditoría contable y financiera, se trata de una evaluación de los estados financieros para verificar que representen correctamente la situación económica.

En esta guía veremos los pasos esenciales que conlleva la auditoría, abordando metodologías, protocolos, fases y las herramientas necesarias para que contadores y dueños de negocios tengan un recurso crucial sobre las auditorías.

Paso 1: metodología de la auditoría financiera

Primero que nada, es importante saber que las auditorías están regidas por las Normas de Auditoría para Atestiguar, Revisión y Otros Servicios Relacionados, emitidas por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP). 

Para realizar una auditoría es necesario seguir una metodología que garantice el proceso objetivo, sistemático y eficiente. Establece los lineamientos y procedimientos para evaluar la razonabilidad de los estados financieros.

Al adoptar una metodología estandarizada, se aseguran de que la auditoría se realice de manera uniforme, objetiva y conforme a las mejores prácticas internacionales.

De forma general, la metodología consiste en la planeación, ejecución y conclusiones. Más adelante profundizaremos en cada uno.

Metodología de auditoría financiera: fundamentos y enfoques

La metodología se sustenta en los siguientes fundamentos clave:

• Objetividad e independencia.
• Enfoque basado en riesgos.
• Evidencia suficiente y apropiada.
• Juicio profesional.
• Comunicación efectiva.

Por otro lado, la auditoría financiera tiene dos enfoques principales:

• Basada en riesgos: se centra en identificar y evaluar los riesgos significativos que puedan afectar la información financiera. Se diseñan procedimientos específicos para mitigar los riesgos encontrados y obtener evidencia suficiente.

La estimación de riesgos incluye aspectos como el entorno de control, los procesos y sistema de organización, y los factores externos que influyan en los estados financieros.

• Basada en controles: evalúa la efectividad del control interno implementado en la empresa para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades. Se realizan pruebas del diseño, implementación y eficacia operativa. 

Examinarlos permite confiar en ellos y reducir la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas.

Evaluación de riesgos y controles internos

Para cumplir con los enfoques, los auditores deben realizar las siguientes actividades:

Etapas de evaluación de riesgos:

• Entendimiento del negocio, el entorno y la industria en la que opera la organización.
• Identificación de los riesgos inherentes de los movimientos, transacciones y saldos contables.
• Análisis de la probabilidad de ocurrencia y el impacto potencial.
• Determinación de los controles clave implementados para mitigar el impacto.
  

Para evaluar la efectividad del control interno:

• Pruebas de diseño: para determinar están diseñados adecuadamente para prevenir o detectar errores.
• Pruebas de implementación: para verificar que se aplican según lo previsto.
• Pruebas de eficacia operativa: para comprobar que funcionan efectivamente durante el periodo auditado.

Paso 2: protocolo para la auditoría financiera contable

El protocolo es un conjunto de procesos y pautas que guían la auditoría, asegurando que se realice conforme a las normas y estándares profesionales. Bien diseñado, facilita la coordinación entre el equipo auditor y la entidad auditada, minimizando errores de omisión o durante el proceso y contribuyendo a la obtención de resultados confiables y oportunos. 

Preparación y organización

Antes de realizar una auditoría, es importante que la empresa prepare adecuadamente sus documentos. Algunos pasos que conlleva la preparación son:

1. Revisión de informes anteriores: 

• Analizar dictámenes y hallazgos de auditorías previas.
• Identificar recomendaciones pendientes de implementar.
• Evaluar el progreso en la resolución de problemas anteriores.

2. Actualizar la documentación financiera: 

• Asegurar que los estados financieros estén completos y actualizados.
• Recopilar la documentación de respaldo.
• Verificar que los registros contables estén al día y conciliados.

3. Auto-auditoría previa:

• Revisar internamente áreas críticas.
• Identificar áreas de preocupación.
• Preparar explicaciones o documentación adicional para áreas problemáticas.

4. Organizar el contenido:

• Ordenado y accesible.
• Preparar un índice de los documentos disponibles.
• Asignar responsables para cada área de la auditoría.

Comunicación y coordinación

Mantener una buena comunicación entre auditores y el equipo encargado del lado de la empresa auditada es sumamente importante. Para lograrlo, considera:

• Establecer canales de comunicación: designa un punto de contacto principal, acuerda los medios de comunicación preferidos y establece un calendario de reuniones durante el proceso.
• Capacitar a tu personal: infórmale a tu personal sobre el proceso de auditoría y los objetivos, y explícales las responsabilidades asignadas.

De esta forma podrás mantener una comunicación efectiva para la coordinación de los equipos, considerando que hay varios roles involucrados y responsabilidades designadas.

Del lado de tu empresa, los roles que probablemente incluyas son:

• Dirección de la empresa: puede ser el director financiero, por ejemplo, para compartir datos financieros y responder a consultas.
• Comité de auditoría: para que supervisen los procesos.
• Departamento de contabilidad: para que preparen los estados financieros y proporcionen la documentación de respaldo.
• Auditoría interna: para colaborar con el equipo externo y den información clave sobre el control interno.

Del lado de los auditores, puedes encontrarte con una estructura similar a:

• Socio auditor: responsable general que firma el dictamen final y supervisa tanto la estrategia, como la calidad de la auditoría.
• Gerente de auditoría: supervisa el trabajo diario, coordina al equipo y revisa el trabajo realizado.
• Auditor senior: ejecuta los procesos de auditoría más complejos y prepara informes preliminares.
• Auditor junior: realiza la auditoría básica, prepara papeles de trabajo y apoya en la recopilación de evidencia.
• Especialistas: pueden encargarse de dar información clave sobre áreas específicas, como puede ser impuestos o valuaciones.
• Control de calidad: para asegurar el cumplimiento de las normas.

Considera que la estructura de los equipos, tanto del tuyo como el de los auditores variará dependiendo del tamaño de la firma contable, de tu compañía y de la complejidad.

Paso 3: Cronograma y fases de actividades en una auditoría financiera

La auditoría financiera se desarrolla en tres fases principales: la preparación, ejecución y conclusión, y cada una tiene objetivos y actividad específicas.

Fase de preparación o planeación

Establece las bases de una auditoría efectiva. Durante esta fase se define el objetivo, el alcance y el enfoque del procedimiento, estableciendo un cronograma de actividades y los métodos a usar, apegados al objetivo. 

El éxito de la auditoría recae en una buena planeación.

Fase de ejecución

Es la fase en la que se obtienen los documentos del cliente auditado para aplicar los análisis y pruebas para emitir las recomendaciones y detectar los errores.

Para realizar una auditoría es necesario recopilar la información clave y evidencias para el procedimiento. Sobre esto, las Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización (NPASNF) dice:

“Las decisiones del auditor en cuanto a la naturaleza, los tiempos de ejecución y el alcance de los procedimientos de auditoría tendrán un impacto en la evidencia que se obtendrá. La selección de procedimientos dependerá de la evaluación del riesgo o del análisis del problema.”

Algunas de las evidencias que puede recopilar son registros de operaciones, testimonios y otras comunicaciones. Para obtenerlas, se aplican una serie de técnicas que las NPASNF establece:

• Inspección.
• Observación.
• Indagación.
• Confirmación.
• Recálculo.
• Repetición.
• Procedimiento analítico.

Con todo el contenido, se desarrolla la auditoría con los papeles de trabajo que sustentan el proceso y sirven como evidencia física de los análisis.

Fase de conclusión e informe

Al finalizar el “examen” se prepara el informe con la opinión profesional y recomendaciones.

Los juicios que el auditor emite son:

• Opinión sin salvedades o limpia: cuando todo está en orden y el auditor pudo revisar la información suficiente.
• Opinión con salvedad: cuando no se obtuvo la evidencia suficiente, relevante o pertinente de ciertos aspectos objetivos.
• Opinión negativa: el auditor encontró problemas importantes y generalizados.
• Abstención de opinión: cuando no pudo obtener suficiente evidencia por limitaciones significativas y generalizadas.

Paso 4: Herramientas y tecnologías en la auditoría financiera

Software de auditoría financiera

Sin importar si se trata de una auditoría financiera interna o externa, el volumen de contenido que se debe procesar y analizar es muy alto, por lo que implementar softwares que faciliten el proceso es necesario. Los principales suelen ser:

• Sistema de contabilidad: para analizar datos, gestionar la auditoría, ver la información financiera, entre otros usos.
• Software de muestreo estadístico: para facilitar las muestras representativas para la auditoría.
• Hojas de cálculo: para el análisis financiero.
• Sistemas de gestión de riesgos: para identificar y evaluar los riesgos financieros.

El uso integral de estas herramientas permite mejorar la eficiencia, precisión y calidad de la auditoría financiera.

Instrumentos y recursos de auditoría

A través de diferentes recursos, se puede asegurar un proceso eficiente y efectivo. Las más esenciales son:

• Hojas de trabajo: para organizar y analizar los datos sistemáticamente.
• Cuestionarios: para evaluar la efectividad del control interno.
• Listas de verificación: para asegurar que todos los aspectos de la auditoría sean cubiertos.
• Herramientas de gestión del tiempo: para dar seguimiento a las etapas de la auditoría y cumplir con el lapso temporal que se haya establecido.

Innovaciones en auditoría financiera

Se están dando innovaciones que redefinen la forma de realizar una auditoría, mejorando su precisión. Una de las más prominentes es el uso de la inteligencia artificial (IA) para analizar los datos financieros en busca de patrones inusuales, permitiéndole a los profesionales enfocarse en áreas de mayor riesgo. 

Además, las técnicas de análisis predictivo y prescriptivo permiten que los auditores examinen lo que ha sucedido y prever tendencias futuras para emitir recomendaciones correctivas oportunas.

Por otro lado, la tecnología está facilitando la auditoría continua, que permite revisar los datos en tiempo real, en lugar de hacerlo periódicamente. 

Paso 5: Archivo para documentación y preparación para la siguiente auditoría

Después de la auditoría, es crucial mantener un archivo con toda la información utilizada y generada durante el proceso. Esto te servirá como evidencia para futuras revisiones y es esencial para una próxima auditoría.

Asegúrate de clasificar los documentos por categorías para facilitar el acceso y recuperación. Además, digitalízalos para que esté protegida y disponible para aplicar las recomendaciones en el informe.

¿Qué empresas están obligadas a realizar una auditoría financiera? 

En México todas las empresas pueden realizar auditorías financieras para verificar la razonabilidad de sus estados financieros, sin embargo, no todas se ven sujetas a la obligación. De acuerdo con la Ley General de Sociedades Mercantiles y otras regulaciones fiscales, las que tienen que hacerlo son:

• Aquellas cuyas acciones cotizan en la Bolsa Mexicana de Valores (BMV).
• Empresas sujetas a una regulación especial (como del sector financiero, asegurador, energético, etc.).
• Las que manejen fondos públicos o contratos con el gobierno.

Sin embargo, toma en cuenta que la obligación depende de factores legales y contractuales. 

Por lo cual, es bueno estar preparado con anticipación, estableciendo controles internos adecuados y teniendo una planeación financiera concreta, con una contabilidad precisa para facilitar la auditoría y mejorar la eficiencia operativa. 

Te invitamos a conocer Siigo Aspel México, donde manejamos diferentes herramientas tecnológicas para ayudarte en tu gestión contable y administrativa.